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Après avoir exploré les enjeux de l’onboarding, place à l’action. Lors de la table ronde Septeo Future Insights HR 2025 « Onboarding : de la lune de miel à la réalité », quatre experts, Florian Delecroix (RRH chez Viva Technology), Cécile Speich (Directrice associée de Plotfox), Marion Cosar (Directrice Générale de l’École du Recrutement) et Emmanuel Ojzerowicz (Consultant RH-RSE chez Jefferson International), ont partagé leurs pratiques pour structurer un parcours d’intégration solide, cohérent et engageant.
Qu’est-ce qu’un processus d’onboarding efficace ?
Un onboarding véritablement efficace est un processus pensé comme un parcours complet, qui répond simultanément à plusieurs besoins essentiels du collaborateur. C’est cette capacité à couvrir, de manière structurée, les enjeux de l’intégration qui distingue un simple « accueil salarié » d’un onboarding réussi.
Voici les cinq objectifs auxquels un onboarding doit répondre pour être considéré comme performant :
- Confirmer la promesse employeur
Le collaborateur doit retrouver dans l’entreprise ce qui lui a été présenté durant le recrutement : ses premiers jours sont le moment où il vérifie la cohérence entre le discours et la réalité.
- Réduire l’incertitude et installer la confiance
Une phase importante de l’onboarding se joue avant même le premier jour du collaborateur. Il est crucial d’utiliser ce laps de temps critique pour préparer le terrain et sécuriser la relation.
- Limiter les départs précoces
Un onboarding efficace a comme conséquence de réduire les risques de rupture du contrat à l’initiative du salarié pendant la période d’essai et même pendant sa première année dans l’entreprise.
- Accompagner la montée en puissance
Le collaborateur doit comprendre son rôle, ses priorités, ses interlocuteurs et les codes internes pour s’approprier son poste rapidement.
- Favoriser la projection dans l’entreprise
Un onboarding performant aide le collaborateur à visualiser sa place, son évolution potentielle et la manière dont il contribue au projet de l’entreprise. Une condition sine qua non d’un engagement durable.
C’est pour répondre à ces 5 objectifs majeurs, que nous avons identifié les 6 leviers qui vont suivre.
Levier 1 : Fiabiliser le recrutement pour réussir l’onboarding
Un onboarding efficace commence bien avant le premier jour : il prend racine dans la qualité du recrutement. Comme le souligne Marion Cosar : « Pour que l’onboarding soit réussi, il faut que le recrutement en amont ait été réussi lui aussi. »
Elle insiste sur la nécessité de scientifiser cette étape, notamment en adoptant l’entretien structuré, une méthode deux fois plus fiable que les entretiens basés sur l’intuition du manager.
Selon elle : « Il faut challenger le manager sur les critères de recherche et ce qui fera qu’une personne convient ou non, notamment sur les soft skills. Les évaluer de manière scientifique et les noter clairement permet de décider beaucoup plus sereinement. »
Voici les trois principes clés de l’entretien structuré d’après L’École du Recrutement :
- définir des critères d’évaluation communs aux RH et au manager,
- évaluer tous les candidats de manière systématique et objective,
- documenter les décisions pour assurer la cohérence.
En structurant ainsi les entretiens, l’entreprise fiabilise ses décisions et maximise ses chances de recruter un collaborateur qui pourra s’épanouir dans son futur rôle. C’est la première pierre indispensable d’une intégration réussie : pour bien accueillir un collaborateur, encore faut-il avoir sélectionné la bonne personne au bon moment.
Levier 2 : Orchestrer un pré-boarding solide et rassurant pour partir sur des bases solides
Le pré-boarding est trop souvent négligé, alors qu’il conditionne en grande partie la réussite du processus d’intégration.
Pour Cécile Speich : « Entre la poignée de main et l’arrivée, il se passe beaucoup de choses. Le pré-boarding, c’est installer la relation et donner les premiers repères. »
Ainsi, un pré-boarding de qualité réduit le tunnel d’incertitude entre signature et arrivée et prépare le collaborateur pour la suite du processus.
Concrètement, il s’agit de :
- partager les informations clés (planning, interlocuteurs, documents utiles),
- envoyer des contenus (vidéos, présentation de l’équipe, ressources internes),
- clarifier la logistique (badge, matériel, modalités pratiques),
- maintenir un lien léger mais régulier.
Le pré-boarding est la première preuve que l’entreprise est organisée, attentive… et crédible. Une étape incontournable dans la mise en place d’un onboarding efficace.
Levier 3 : Mettre le curseur au bon endroit entre harmonisation et personnalisation
Un onboarding efficace doit offrir une expérience harmonisée dans l’entreprise… sans pour autant être uniforme. Pour y parvenir, la cartographie du parcours est un outil indispensable.
Comme l’explique Cécile Speich : « Mapper ce qui se passe permet d’avoir une vision d’ensemble. On se rend vite compte que les expériences sont très hétérogènes selon les équipes et les managers. »
En effet, certains collaborateurs bénéficient d’une intégration très qualitative, tandis que d’autres sont à peine accueillis ou vivent un onboarding minimaliste, faute de cadre partagé.
La cartographie du parcours d’onboarding permet d’identifier :
- les étapes réellement vécues,
- les émotions associées,
- les points de friction,
- les besoins spécifiques selon les profils.
Cette analyse sert de base pour harmoniser le socle. Et selon Cécile Speich : « Ce n’est qu’une fois cette étape terminée, qu’on va pouvoir introduire de la personnalisation. Mais une personnalisation voulue. »
Autrement dit : la personnalisation n’est efficace que si elle repose sur une structure solide, et non sur un processus disparate selon les équipes.
Levier 4 : Organiser un suivi régulier sur plusieurs semaines pour ajuster en temps réel
L’intégration ne se joue pas uniquement la première semaine : elle se construit dans la durée. Florian Delecroix le rappelle clairement : « L’onboarding, ce n’est pas juste le début : il faut des points de suivi réguliers pour recueillir les feedbacks. »
Pour structurer ce suivi, il recommande :
- des points d’étape réguliers (J7, J30, J60, J90),
- des feedbacks qualitatifs plutôt qu’un simple scoring,
- un bilan d’intégration transparent pour lever les zones de flou.
Ces rendez-vous permettent d’ajuster l’expérience en temps réel, mais aussi de nourrir une démarche d’amélioration continue. Ce sont souvent de petites frictions, identifiées tôt, qui transforment l’expérience globale.
Marion Cosar souligne un angle trop souvent négligé : l’analyse des retours de ceux qui quittent l’entreprise. « Interroger les collaborateurs qui partent avant la fin de leur période d’essai ou pendant leur première année permet d’identifier les désillusions qu’ils ont vécues. »
Ce double regard, celui de ceux qui arrivent et de ceux qui partent, est une source précieuse pour affiner un onboarding dans la durée et renforcer sa fiabilité.
Levier 5 : Faire vivre la culture d’entreprise dans le parcours d’onboarding pour gagner en cohérence
La culture d’entreprise ne s’explique pas : elle se vit. Et pour qu’un onboarding soit réellement efficace, il doit permettre au collaborateur de ressentir les valeurs de l’entreprise dès les premiers jours.
Chez Viva Technology, la RSE est un sujet central dans les recrutements. Florian Delecroix explique que cette attente forte des candidats a conduit l’entreprise à intégrer la RSE au cœur du parcours d’onboarding, afin d’incarner cette valeur plutôt que de simplement l’annoncer.
Deux temps forts structurent ainsi l’intégration :
- Une présentation dédiée du pôle RSE, qui expose les projets, la stratégie et les engagements concrets de l’organisation.
- Une Fresque du Climat organisée avec tous les nouveaux arrivants, un moment collectif qui crée du lien et rend tangible l’engagement environnemental de l’entreprise.
Cet exemple illustre une conviction clé : un onboarding culturellement incarné renforce l’engagement, la cohérence et la crédibilité de l’entreprise. Ce que l’on vit compte plus que ce que l’on dit.
Levier 6 : S’appuyer sur la technologie pour fiabiliser l’expérience
L’onboarding repose sur une succession de micro-actions : préparation du matériel, création des accès, coordination RH–managers, partage d’informations, suivi des étapes… Sans support digital, ces tâches s’empilent et les oublis deviennent presque inévitables.
Un logiciel d’onboarding apporte alors trois bénéfices majeurs, essentiels à une mise en place onboarding efficace :
Automatiser pour garantir la rigueur
- rappels automatiques pour les RH et les managers
- checklists partagées entre toutes les parties prenantes
- séquences programmées selon le profil du collaborateur
Résultat : moins d’oubli, moins d’improvisation et plus de constance, tout en garantissant un niveau de personnalisation élevé.
Guider pour fluidifier l’expérience
- portail nouveau salarié pour centraliser les documents et informations clés,
- processus de suivi digitalisé pour connaître les prochaines étapes,
- chatbot intelligent pour répondre instantanément aux questions administratives.
Résultat : le nouveau collaborateur sait où il en est, ce qui l’attend et à qui s’adresser. Son expérience devient lisible et rassurante.
Analyser pour améliorer en continu
- collecte de feedback qualitatif et quantitatif tout au long de l’onboarding,
- détection des points de friction les plus fréquemment remontés,
- identification des signaux faibles de décrochage ou d’isolement.
Ainsi, pour Emmanuel Ojzerowicz, l’un des principaux apports de la digitalisation du processus d’onboarding est de le rendre mesurable, pilotable et fiable : « Il faut monitorer et mettre de la data pour comprendre pourquoi les gens partent. »
Cela permet ensuite d’améliorer ses pratiques sur des bases fiables.
A retenir
Construire un onboarding efficace, c’est passer d’un moment d’accueil ponctuel à un parcours structuré, incarné et évolutif.
Les intervenants de Septeo Future Insights HR 2025 le rappellent : un onboarding réussi est celui qui combine rigueur (structure, coordination, suivi) et attention humaine (écoute, empathie, culture vécue).
Et comme le souligne Florian Delecroix, l’amélioration du parcours doit toujours partir d’une intention claire :
« Il faut se demander pourquoi on veut revoir l’onboarding. Pas pour cocher une case, ni pour faire de la marque employeur, mais pour répondre aux besoins réels du terrain. »
Si vous souhaitez activer au moins l’un de ces leviers dans votre entreprise et mettre en place un onboarding efficace, c’est peut-être le bon moment d’en discuter avec l’nu de nos experts. Découvrez comment notre logiciel d’onboarding peut soutenir votre démarche.
FAQ – mettre en place un onboarding efficace
Un onboarding efficace ne se limite pas aux premiers jours du collaborateur. Pour être réellement utile, le processus d’intégration doit s’inscrire dans la durée et accompagner progressivement la prise de poste.
Dans de nombreuses organisations, un onboarding efficace s’étend sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois, avec des jalons clés comme J7, J30, J60 ou J90. Ces points d’étape permettent de vérifier la compréhension du poste, le niveau d’intégration dans l’équipe et l’appropriation progressive des missions.
Considérer l’onboarding comme un parcours structuré et évolutif est l’une des conditions essentielles pour construire un onboarding efficace et durable.
Dans un processus d’onboarding efficace, le pré-boarding joue un rôle déterminant. Il correspond à la période qui s’écoule entre la signature du contrat et l’arrivée du collaborateur dans l’entreprise.
Cette phase permet de maintenir le lien avec le futur salarié et de préparer les premières étapes de son intégration. Elle peut inclure :
- l’envoi d’informations pratiques avant l’arrivée,
- la présentation de l’équipe ou du manager,
- la préparation du matériel et des accès,
- le partage de contenus sur l’entreprise et sa culture.
L’onboarding commence ensuite le premier jour et s’inscrit dans la durée. Pour qu’il soit réellement efficace, il doit accompagner le collaborateur dans la compréhension de son rôle, de ses missions et de l’environnement de travail.
Mettre en place un onboarding efficace suppose également de pouvoir le mesurer et l’améliorer dans le temps. Plusieurs indicateurs peuvent aider les RH à piloter la qualité du processus.
Parmi les plus courants :
- le taux de départ pendant la période d’essai,
- le temps nécessaire pour atteindre l’autonomie sur le poste,
- le niveau de satisfaction des nouveaux collaborateurs,
- le taux de complétion du parcours d’onboarding,
- les feedbacks qualitatifs recueillis lors des points d’intégration.
Ces indicateurs permettent d’identifier les points de friction et d’ajuster progressivement le dispositif pour construire un onboarding efficace et cohérent.
Le manager joue un rôle central dans la réussite d’un onboarding efficace. Si les RH structurent le parcours d’intégration et mettent en place les outils, le manager est celui qui incarne concrètement l’accueil du collaborateur au quotidien.
Dans un onboarding efficace, le manager doit notamment :
- clarifier les attentes et les priorités du poste,
- organiser les premières rencontres avec les interlocuteurs clés,
- accompagner la montée en compétences,
- fournir des feedbacks réguliers.
Son implication contribue directement à accélérer la prise de poste et à renforcer l’engagement du collaborateur.
Un onboarding efficace repose généralement sur un équilibre entre standardisation et personnalisation.
Un socle commun permet de garantir une expérience cohérente pour tous les nouveaux collaborateurs : présentation de l’entreprise, processus clés, outils internes, valeurs et culture d’entreprise.
La personnalisation intervient ensuite en fonction :
- du métier,
- du niveau d’expérience,
- de l’équipe d’accueil,
- ou encore du type de poste.
Un onboarding efficace combine ainsi un cadre structuré et des adaptations ciblées, afin de répondre aux besoins réels des nouveaux arrivants.
Les premières semaines dans une entreprise sont déterminantes pour l’engagement des collaborateurs. C’est à ce moment que le salarié vérifie si la réalité correspond à la promesse formulée lors du recrutement.
Un onboarding efficace permet :
- de réduire l’incertitude liée à la prise de poste,
- de faciliter l’intégration dans l’équipe,
- de clarifier les attentes et les objectifs,
- de renforcer le sentiment d’appartenance.
À l’inverse, une intégration mal structurée peut rapidement générer de la frustration ou de la désillusion. Mettre en place un onboarding efficace devient donc un levier stratégique pour sécuriser les recrutements et améliorer la fidélisation.
La réflexion sur l’onboarding devient généralement prioritaire lorsque :
- l’entreprise recrute davantage,
- les équipes se développent rapidement,
- les processus d’intégration deviennent hétérogènes selon les managers,
- ou que les départs précoces augmentent.
Structurer l’onboarding permet alors de sécuriser les recrutements et d’offrir une expérience cohérente à tous les nouveaux collaborateurs, quelle que soit leur équipe d’accueil.
La digitalisation peut fortement contribuer à la mise en place d’un onboarding efficace. Un logiciel d’onboarding ou un module dédié dans un SIRH permet de structurer et de sécuriser les différentes étapes du parcours d’intégration.
Ces outils permettent notamment de :
- automatiser certaines tâches administratives,
- centraliser les documents et informations utiles,
- suivre l’avancement du parcours d’intégration,
- recueillir des feedbacks réguliers des nouveaux collaborateurs.
La technologie ne remplace pas l’accompagnement humain, mais elle facilite la coordination entre RH, managers et équipes. Elle constitue donc un levier important pour déployer un onboarding efficace à grande échelle.
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