Augmenter le taux de dématérialisation des bulletins de paie : comment bien communiquer en interne ?
La transition vers la dématérialisation des bulletins de paie est une étape naturelle de l’évolution pour de nombreuses entreprises cherchant à moderniser leurs processus RH. Cependant, cette transition peut présenter des défis, notamment en ce qui concerne l’adhésion des collaborateurs à un nouvel outil, tel que le coffre-fort électronique. Une communication continue et adaptée est donc essentielle pour accompagner ce changement et garantir un taux de dématérialisation des bulletins de paie optimal.
Dans cet article, nous explorons l’importance d’une communication régulière après le lancement d’un projet de dématérialisation RH. Pour cela nous nous appuyons sur les retours d’expérience de nos clients.
Pourquoi une communication continue est-elle essentielle ?
Lorsqu’une entreprise initie un projet de dématérialisation RH, les réactions des collaborateurs sont parfois contrastées. Certains adhèrent immédiatement aux nouvelles pratiques, tandis que d’autres, notamment les moins familiers avec le digital, peuvent se montrer plus réticents.
Selon une enquête réalisée auprès de 30 de nos clients, 83% d’entre eux anticipent une augmentation de leur taux de dématérialisation dans les années à venir. Cette prévision repose principalement sur deux facteurs : le départ progressif des salariés les plus âgés et le phénomène de rétropédalage.
Les départs en retraite et l’arrivée de salariés plus jeunes
Les salariés les plus anciens, souvent moins enclins à accepter le changement, représentent une part significative des résistances face aux projets digitaux tel que la dématérialisation RH. Une part importante de nos clients a ainsi observé que le taux de dématérialisation est plus faible sur les sites où la moyenne d’âge est plus élevée.
Ce constat ouvre alors de nouvelles perspectives pour la suite. En effet, les départs en retraite progressifs sont autant d’occasions d’accueillir une génération plus jeune de salariés, généralement plus habituée aux nouvelles technologies, moins freinés par des a priori. Cette évolution démographique est ainsi un levier permettant d’accroître le taux de dématérialisation au sein de votre entreprise. Pour maximiser son impact, il est essentiel de l’accompagner d’une communication ciblée et continue. Nous y reviendrons un peu plus loin dans cet article.
Le rétropédalage : un phénomène à ne pas sous-estimer
Qu’entend-t-on par rétropédalage ? Dans ce contexte, le rétropédalage fait référence au changement d’avis des salariés. Ainsi, ceux qui ont initialement refusé la dématérialisation finissent souvent par en reconnaître les avantages et décident de l’adopter. Nos clients ont identifié ce phénomène de rétropédalage comme un facteur clé pouvant augmenter leur taux de dématérialisation. En effet, à mesure que les salariés échangent avec leurs collègues qui ont déjà adopté la dématérialisation, certains finissent par accepter cette nouvelle pratique. Ils s’aperçoivent du gain de temps que peut leur apporter cette solution digitale. Ainsi, le bouche-à-oreille joue un rôle décisif : les collaborateurs réticents se laissent convaincre, essaient puis adoptent la dématérialisation.
Stéphanie Danuc, Coordinatrice Projets SIRH chez Fnac Darty, partage son retour d’expérience : « occasionnellement, des salariés reviennent sur leur décision initiale parce qu’ils se rendent compte que le digital leur permet d’avoir les éléments plus rapidement et que c’est une garantie pour eux de recevoir leur bulletin, contrairement au courrier qui peut se perdre. »
Comme Fnac Darty, il peut donc être intéressant de laisser à vos collaborateurs le temps de changer d’avis. Pour les encourager à adopter la dématérialisation au fur et à mesure, et, ainsi, augmenter progressivement le taux de dématérialisation, nous vous conseillons d’opter pour une communication continue.
Celle-ci va vous permettre de maintenir l’élan du projet et d’accompagner chaque collaborateur à son propre rythme. Sans une communication régulière et adaptée, les salariés qui hésitent ou qui sont réticents risquent de rester en retrait, freinant ainsi l’atteinte d’un taux de dématérialisation optimal. En répétant les messages clés, en expliquant les bénéfices concrets du passage au digital, et en répondant aux inquiétudes, une communication continue aide à dissiper les doutes, à encourager les indécis et à renforcer l’adhésion des collaborateurs au projet.
Nos conseils pour continuer à communiquer une fois le projet lancé
L’accompagnement des salariés après le lancement du projet est crucial pour maintenir et augmenter le taux de dématérialisation. Voici quelques bonnes pratiques pour garantir une communication efficace autour de votre projet :
Accompagner le rétropédalage des salariés
Étant donné que le rétropédalage est un phénomène prévisible, il est essentiel d’accompagner les collaborateurs qui souhaitent changer de mode de réception et passer au digital. Envoyer régulièrement des communications aux salariés qui ont choisi de rester au format papier peut s’avérer utile. Ces communications devraient rappeler les bénéfices de la dématérialisation, tel que l’accès rapide et sécurisé aux documents et encourager le passage au digital. Par exemple, chez Fnac Darty, une communication proactive a permis de convaincre progressivement les collaborateurs initialement réticents.
Intégrer la dématérialisation dans le processus d’onboarding
Nous l’avons vu, les nouvelles recrues, souvent plus jeunes, sont généralement plus à l’aise avec les outils numériques. Il est donc crucial du communiquer sur la dématérialisation des bulletins de paie pendant le processus d’onboarding. En présentant les avantages du coffre-fort électronique dès leur arrivée, les nouveaux talents sont plus susceptibles d’accepter cette méthode dès le départ. Stéphanie Danuc explique : « Nous constatons que les nouveaux collaborateurs acceptent de plus en plus facilement la dématérialisation. Ils ont moins de frein au départ. » Ce type de communication proactive dès l’intégration des nouveaux collaborateurs permet non seulement de renforcer leur adhésion, mais aussi de maintenir une cohérence dans la gestion des documents au sein de l’entreprise.
Intégrer les témoignages pour renforcer la communication
Les retours d’expérience positifs sont des outils puissants pour encourager l’adoption de la dématérialisation dans vos équipes. En intégrant ces témoignages dans les communications régulières, vous pouvez aider vos salariés à mieux comprendre les avantages pratiques de la dématérialisation. Chez Fnac Darty, par exemple, les témoignages des salariés qui ont adopté la dématérialisation ont joué un rôle crucial dans l’acceptation du projet par les autres collaborateurs : « Ils se rendent compte que le digital leur permet d’avoir les éléments plus rapidement et que c’est une garantie pour eux de recevoir leur bulletin ».
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A retenir | La dématérialisation RH est un projet important qui nécessite une attention continue bien après son lancement. Pour maximiser le taux de dématérialisation des bulletins de paie, il vous faut maintenir une communication régulière, accompagner les collaborateurs dans leur transition, et intégrer cette nouvelle pratique dès l’onboarding des nouveaux employés. L’expérience de Fnac Darty montre clairement que ces efforts portent leurs fruits avec un taux de dématérialisation des bulletins de paie de 90%, en renforçant l’adhésion des collaborateurs et en assurant une transition fluide vers le digital.
Mettre en place une stratégie de communication continue, c’est non seulement garantir le succès de la dématérialisation RH, mais aussi préparer le terrain pour de futures innovations dans votre gestion des ressources humaines.
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