Sommaire
La gestion des compétences des collaborateurs, la gestion de la formation, la gestion des carrières et l’anticipation des besoins futurs en talents sont des enjeux essentiels pour les Ressources Humaines. Le référentiel de compétences est un outil central pour répondre à ces défis. Mais comment le construire efficacement pour qu’il réponde aux besoins de l’organisation et qu’il accompagne durablement à votre stratégie RH ? Cet article explore les étapes clés et les défis à anticiper pour sa mise en place.
Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?
Un référentiel de compétences est une base de données qui regroupe l’ensemble des compétences (techniques, comportementales ou relationnelles) nécessaires pour occuper un poste au sein d’une entreprise. C’est un outil qui permet de :
- Structurer et organiser ces compétences en fonction de leur importance pour les différents métiers
- De les évaluer
- De les développer
Le référentiel est articulé autour de trois dimensions de compétences : les savoirs, savoir-faire et savoir-être. La première, le savoir, représente les connaissances théoriques et académiques qu’une personne doit maîtriser dans son métier. Cela peut inclure des savoirs spécifiques à un secteur ou des compétences générales comme la maîtrise d’une langue étrangère.
Le savoir-faire englobe les compétences pratiques et techniques. Il s’agit ici des expériences concrètes, des méthodes de travail et de la capacité à appliquer le savoir dans des situations professionnelles réelles. Cela peut inclure la gestion de projet ou l’utilisation d’un logiciel spécifique.
Enfin, le savoir-être fait référence aux compétences comportementales et relationnelles, les soft skills, comme la capacité à travailler en équipe, la gestion du stress, la communication, ou encore le leadership.
Quels défis à anticiper lors de la mise en place d’un référentiel de compétences ?
Mettre en place un référentiel de compétences demande un investissement conséquent en termes de temps et de ressources humaines. Il nécessite une analyse approfondie des métiers et une collaboration étroite entre les équipes RH, les managers et les experts métiers. Cela implique également de créer des outils d’évaluation adaptés, comme des questionnaires ou des matrices de compétences pour chaque métier. De plus, dans certains secteurs, les métiers évoluent rapidement en raison des avancées technologiques ou des changements économiques. Par exemple, dans le secteur informatique, les compétences en programmation évoluent constamment avec l’émergence de nouveaux langages et de nouvelles méthodologies. Pour que le référentiel reste pertinent, il est crucial de le mettre à jour régulièrement afin de suivre l’évolution des besoins en compétences. Sans cette mise à jour, il peut rapidement devenir obsolète, compromettant ainsi la compétitivité de l’entreprise.
Un autre défi majeur est l’adhésion des collaborateurs et des managers au processus. Les salariés doivent comprendre que l’adoption du référentiel permettra aux managers et aux RH d’identifier leurs axes d’amélioration et de les faire progresser dans leur carrière. Une communication claire et une formation adéquate sont nécessaires pour garantir une mise en place réussie de cet outil et l’adhésion de vos collaborateurs. Par exemple, une formation pourrait inclure des sessions pratiques où les managers apprennent à utiliser le référentiel pour évaluer leurs équipes lors des entretiens annuels.
6 conseils pour créer un référentiel de compétences efficace
Pour garantir l’efficacité et la pertinence de ce projet, il est crucial de suivre une démarche structurée. Voici 6 conseils pour construire un référentiel de compétences adapté aux besoins de votre organisation :
Définir les objectifs du référentiel
La première étape consiste à clarifier les raisons pour lesquelles le référentiel est mis en place. Chaque entreprise peut avoir des objectifs différents : mieux organiser la mobilité interne, structurer les parcours de formation, optimiser les processus de recrutement, ou encore accompagner une transformation stratégique. Par exemple, dans une entreprise en pleine expansion internationale, l’objectif principal pourrait être de développer les compétences linguistiques et multiculturelles des collaborateurs pour faciliter leur mobilité à l’étranger. Avec un référentiel de compétences, vous pourriez identifier rapidement les collaborateurs ayant besoin de formations.
Impliquer les bonnes parties prenantes
Le succès du référentiel dépend en grande partie de la collaboration entre les différentes parties prenantes. Les équipes RH, les managers et les experts métiers doivent travailler ensemble pour définir les compétences requises. Par exemple, pour une entreprise de fabrication industrielle, les responsables de production, les ingénieurs qualité et les experts en maintenance devront travailler de concert avec les RH pour identifier les compétences techniques nécessaires sur les lignes de production. L’investissement de ces parties prenantes vous permettra de créer un référentiel complet et précis, facilitant son utilisation et son appropriation par vos collaborateurs.
Inventorier les compétences existantes
Cette étape consiste à réaliser un état des lieux des compétences actuellement présentes dans l’entreprise. Cela peut passer par des entretiens avec les collaborateurs, des observations sur le terrain ou des ateliers de brainstorming avec les équipes. Par exemple, dans une agence de communication, les équipes pourraient dresser un inventaire des compétences en design, en rédaction de contenu, en gestion de campagnes publicitaires, etc., afin de mieux comprendre ce qui pourrait manquer.
Des outils comme les People Reviews ou la Nine Box peuvent également être utilisés pour structurer cette évaluation et identifier les talents à fort potentiel, tout en priorisant les besoins en formation ou en mobilité.
Classer les compétences en niveaux
Pour rendre le référentiel plus précis, il peut être utile de définir plusieurs niveaux de maîtrise des compétences. Par exemple, pour un développeur web, le niveau « Notions de base » pourrait correspondre à une connaissance théorique d’un langage de programmation sans réelle application pratique, tandis que le niveau « Expertise » pourrait correspondre à une capacité à développer des architectures complexes et à former d’autres collaborateurs sur ce langage. Chaque niveau correspond à un degré de compétence requis pour occuper un poste ou évoluer dans un métier. Cette classification permet d’évaluer les collaborateurs avec plus de précision et de définir des parcours de développement sur-mesure.
Établir des critères d’évaluation des compétences
Chaque compétence doit être associée à des critères d’évaluation clairs et objectifs. Par exemple, pour évaluer une compétence en gestion de projet, des critères comme la capacité à respecter les délais, à maintenir les budgets et à coordonner une équipe interdisciplinaire peuvent être mesurés. Ces critères serviront de base pour évaluer les collaborateurs lors des entretiens annuels et ajuster, si nécessaire, leurs parcours de développement.
Mettre à jour régulièrement le référentiel
Un référentiel de compétences n’est pas figé. Il doit être réévalué périodiquement pour s’assurer qu’il reflète bien les besoins de l’entreprise et qu’il prend en compte les évolutions des métiers, des compétences et de vos collaborateurs. Par exemple, lors d’une réorganisation interne ou après une évolution technologique importante, comme l’adoption de l’intelligence artificielle dans les processus métiers, le référentiel devra être ajusté pour intégrer ces nouvelles compétences.
Mettre en place un référentiel de compétences est une démarche stratégique qui nécessite de suivre un processus rigoureux. En anticipant les défis et en suivant nos conseils, vous pourrez construire un référentiel adapté à vos besoins, permettant de gérer efficacement les compétences et de favoriser la mobilité et la formation de vos collaborateurs. Cet outil devient alors un véritable levier pour la compétitivité et l’agilité de votre organisation.