Logiciel de dématérialisation RH Simplifiez l’envoi de tous vos documents
Automatisez et sécurisez la distribution de vos bulletins de paie et autres documents RH.
Un logiciel de dématérialisation RH adapté à vos besoins
Gain de temps
Réduisez les risques juridiques, limitez les erreurs et sécurisez chaque clause contractuelle.
Accessibilité
Libérez vos équipes RH des tâches répétitives et concentrez-les sur des missions stratégiques.
Sécurité
Standardisez vos modèles, contrôlez vos versions et garantissez une qualité homogène.
Simplifiez la distribution de vos documents RH avec le logiciel de dématérialisation RH de Septeo HR
Découvrez les 3 fonctionnalités clés de notre logiciel de dématérialisation RH.
Envoi en masse automatisé des documents RH
Distribuez en quelques clics vos bulletins de paie et autres documents RH à l’ensemble de vos collaborateurs (ou à une partie seulement), au format électronique ou papier. Dans le cas de documents nominatifs, notre logiciel de dématérialisation RH identifie automatiquement les destinataires grâce à un système de reconnaissance basé sur le matricule, garantissant une distribution sans erreur.
Coffre-fort électronique pour les bulletins de paie
Les bulletins de paie électroniques et autres documents RH sont envoyés aux collaborateurs dans leur espace personnel en ligne personnel. Conforme aux exigences RGPD et à la norme norme ISO 27001, les documents y sont stockés de manière sécurisée dans des conditions permettant de garantir leur intégrité et leur confidentialité. Chacun y accède en toute autonomie, à n’importe quel moment, depuis son navigateur ou son application mobile, même après son départ de l’entreprise.
Suivi centralisé des envois de documents RH
Avec le logiciel de dématérialisation RH de Septeo HR, visualisez depuis votre interface, l’état de vos envois en temps réel et renforcez ainsi la traçabilité de vos envois. Identifiez en un coup d’œil quels documents ont été envoyés, à quels collaborateurs, à quel moment et au dans quel format (dématérialisé ou papier). En parallèle, à la fin du traitement, un email vous notifie de la bonne exécution de l’envoi.
Oubliez les difficultés liées à l’envoi de vos documents avec notre logiciel de dématérialisation RH
Explorez toutes les fonctionnalités du logiciel de dématérialisation RH de Septeo HR, conçues pour sécuriser et simplifier vos processus documentaires.
Les bulletins transmis par voie électronique sont préalablement cachetés pour garantir leur intégrité, conformément à l’article L3243-2 du Code du Travail.
Conformément à la réglementation, vos salariés peuvent choisir s’ils souhaitent recevoir leur bulletin au format électronique ou papier.
Gérez de manière centralisée les envois électroniques et papiers. mpleo se charge de distribuer vos bulletins de paie au bon format, selon le choix des collaborateurs.
En cas de besoin, repoussez n’importe quel document en un clic dans le coffre-fort électronique d’un collaborateur.
Définissez les actions possibles par utilisateur ou groupe d’utilisateurs selon leur rôle ou périmètre et selon le type de document : visualisation, modification, suppression.
Trop de temps perdu sur l’envoi des bulletins de paie ?
Découvrez comment le logiciel de dématérialisation RH de Septeo HR vous fait économiser plusieurs heures de travail à chaque cycle de paie.
FAQ – Logiciel de dématérialisation RH
Un logiciel de dématérialisation RH permet de distribuer, archiver et sécuriser l’ensemble des documents RH au format électronique : bulletins de paie électroniques, attestations ou encore notes d’information…
Il automatise les envois, garantit la traçabilité et met à disposition des collaborateurs un accès permanent à leurs documents via un coffre-fort électronique sécurisé.
Oui. La dématérialisation du bulletin de paie est encadrée par l’article L3243-2 du Code du travail. L’employeur peut remettre le bulletin de paie électronique, sous réserve d’informer le salarié et de lui laisser la possibilité d’opter pour un format papier. Le document doit être conservé dans des conditions garantissant son intégrité, sa confidentialité et sa disponibilité dans le temps.
Un logiciel de dématérialisation RH ne se limite pas aux bulletins de paie.
Vous pouvez également distribuer et archiver :
• Contrats de travail et avenants
• Attestations employeur
• Notes de service
• Documents liés aux entretiens
• Courriers administratifs nominatifs
La centralisation de ces documents RH renforce la cohérence, la traçabilité et l’accessibilité pour les équipes RH et les collaborateurs.
Oui, la dématérialisation RH est sécurisée, à condition de s’appuyer sur un logiciel de dématérialisation RH conforme aux exigences réglementaires. Les points de vigilance à vérifier :
• Hébergement des données en France ou en Europe
• Conformité RGPD
• Chiffrement des données
• Gestion fine des droits d’accès
• Traçabilité des actions (logs)
Un environnement sécurisé protège l’entreprise contre les risques de fuite de données, de non-conformité et de contentieux.
La dématérialisation RH permet :
• Un gain de temps significatif à chaque cycle de paie (suppression de l’impression et de la mise sous pli)
• Une réduction des erreurs humaines liées aux envois manuels
• Une meilleure traçabilité des distributions
• Une diminution des coûts d’affranchissement et d’éditique
• Une amélioration de l’expérience collaborateur
Les équipes RH peuvent ainsi se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Un logiciel de dématérialisation RH intégré dans le SIRH mpleo propose un tableau de bord centralisé. Il permet de visualiser :
• Les documents envoyés
• Les destinataires
• Le format choisi (papier ou électronique)
• La date d’envoi
• Le statut de traitement (en cours de distribution, terminé)
Cette traçabilité renforce la maîtrise du processus et facilite les contrôles internes ou audits.
Oui. La réglementation impose de laisser le choix au salarié.
Un logiciel de dématérialisation RH performant permet de gérer automatiquement les deux circuits. Les collaborateurs ayant opté pour le bulletin de paie électronique reçoivent leur document dans leur coffre-fort numérique, tandis que les autres reçoivent leur bulletin au format papier, sans ressaisie ni double traitement.
Oui, que vous gériez 50 ou plusieurs milliers de collaborateurs, les enjeux sont similaires : sécuriser les documents RH, réduire les tâches administratives répétitives et améliorer l’expérience salarié. La dématérialisation bulletin de paie constitue souvent une première étape structurante vers un SIRH plus global et interconnecté.